Privacy verklaring

Identiteit

Dit is de privacyverklaring van Etage 0, gevestigd te 1083 HP Amsterdam aan de Antonio Vivaldistraat 60. Etage 0 is geregistreerd onder het KvK nummer 68160461. Deze privacy verklaring is van toepassing op alle bezoekers van de website www.etage0.nl, sollicitanten, medewerkers en zakenrelaties van Etage 0.

Inleiding

Etage 0 beoogt de perfecte matches tussen kandidaten en (potentiële) opdrachtgevers te maken. Om dit te kunnen doen, verwerken (gebruiken) wij persoonsgegevens. Etage 0 is de verantwoordelijke in de zin van de AVG ten aanzien van het verwerken van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit hoe- en welke persoonsgegevens we gebruiken.

Terminologie

De volgende termen zullen in de privacyverklaring veelal voorkomen. Om die reden worden ze hieronder gespecificeerd.

Betrokkene

De persoon wiens (bijzondere) persoonsgegevens worden verwerkt.      .

Bijzondere persoonsgegevens

Gegevens die zien op iemand zijn godsdienst, levensovertuiging, ras, politieke gezindheid, gezondheid, strafrechtelijk verleden, seksuele leven of lidmaatschap van een vakbond.

Derden

Eenieder wiens (bijzondere) persoonsgegevens niet worden verwerkt, maar wel op één of andere manier in contact staat met Etage 0.

Kandidaat

De medewerker of sollicitant die door Etage 0 voorgedragen kan worden voor een opdracht bij een opdrachtgever.

Opdrachtgever

De relaties van Etage 0 waar onze medewerkers werkzaamheden uitvoeren.

Persoonsgegevens

Gegevens die direct of indirect herleidbaar zijn tot een natuurlijk persoon. Hierbij kan worden gedacht aan contactgegevens (telefoonnummer, e-mailadres), gegevens over iemand zijn arbeidsverleden of een BSN-nummer.

Verwerken

Met verwerken van persoonsgegevens wordt bedoeld: elke handeling met betrekking tot bepaalde persoonsgegevens. Hierbij kan worden gedacht aan het verzamelen, ordenen, opslaan, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken, verstrekken, delen of vernietigen van persoonsgegevens.

Verwerkers

Bedrijven of personen die persoonsgegevens verwerken, ten einde een doeleinde te kunnen bewerkstelligen (bijvoorbeeld een bedrijf dat is aangesteld voor de salarisadministratie).

Wanneer worden persoonsgegevens verzameld?

Etage 0 is altijd op zoek naar geschikte kandidaten.
Het kan voorkomen dat je door een van onze medewerkers wordt benaderd via LinkedIn, omdat je profiel aansluit bij (openstaande) vacatures binnen opdrachtgevers van Etage 0 of bij ons zelf. Als je geen interesse hebt in een van onze vacatures, zullen we je gegevens verwijderen.

Dit is echter niet de enige manier hoe wij jouw persoonsgegevens kunnen verwerken. Ook in de volgende gevallen kunnen persoonsgegevens worden verzameld:

• Indien jij (telefonisch) contact hebt gevoerd met een werknemer van Etage 0;
• Indien jij jouw contactgegevens achterlaat op www.etage0.nl of jouw contactgegevens per e-mail hebt verzonden naar een werknemer van Etage 0;
• In het kader van een zakelijke relatie met Etage 0;
• Indien jij langskomt op onze vestiging, te weten Gustav Mahlerplein 28;
• Indien jij solliciteert bij Etage 0.

Teneinde welke doeleinden worden persoonsgegevens verzameld en/of verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Om de geschiktheid en beschikbaarheid van een kandidaat te kunnen beoordelen;
• Om een kandidaat te kunnen voorstellen aan een (potentiële) opdrachtgever, teneinde een (detacherings)overeenkomst tot stand te laten komen, ofwel de voorbereiding en totstandkoming van een overeenkomst;
• Om een detacheringsovereenkomst te kunnen uitvoeren en/of te beëindigen;
• Om trainingen, opleidingen en andere vormen van loopbaanbegeleiding en
  persoonlijke ontwikkeling voor betrokkene te kunnen bewerkstelligen;
• Om te voldoen aan wet- en regelgeving. Voor identificatie, bestrijding van fraude,
  verzorging van interne controle, bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en
  accountantscontroles;
• Voor personeel- en salarisadministratie;
• Om onkosten- en reiskostenvergoeding, indien van toepassing, te kunnen regelen;
• Om zaken met betrekking tot pensioen, indien van toepassing, te kunnen regelen.

Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken moeten wij naast het hebben van concrete doeleinden, voldoen aan minimaal één van de (limitatieve) rechtsgrondslagen die zijn opgenomen in de AVG. De volgende rechtsgrondslagen kunnen bij ons van toepassing zijn:

• De betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
• De verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen;
• De verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op de verwerkingsverantwoordelijke rust;
• De verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van de verwerkingsverantwoordelijke of van een derde.

Welke persoonsgegevens verzamelen wij?

Kandidaat
Etage 0 kan in verschillende fases van een arbeidstraject om persoonsgegevens vragen. Wij houden hierbij altijd het principe van dataminimalisatie voor ogen. Dit betekent dat wij nooit meer persoonsgegevens verwerken dan nodig zijn voor de doeleinden waarvoor wij de persoonsgegevens aan jou hebben opgevraagd.

De volgende fases kunnen worden onderscheiden: fase van inschrijving (sollicitatieprocedure) en fase bij- en na indiensttreding.

In de eerste fase, te weten na de sollicitatie of bij opname in het bestand als kandidaat bij Etage 0, zullen veelal de volgende persoonsgegevens worden opgevraagd:

• Jouw naam;
• Jouw geboortedatum;
• Jouw woonplaats;
• Jouw contactgegevens (telefoonnummer, e-mail);
• Jouw arbeidsverleden en/of werkervaring;
• Jouw gevolgde en/of behaalde opleidingen en cursussen.

NB: Wij verwerken enkel een pasfoto, indien jij hiervoor uitdrukkelijk toestemming verleent.

Indien na de eerste fase (inschrijving) blijkt dat jij daadwerkelijk werkzaam gaat zijn voor Etage 0, zullen extra persoonsgegevens worden verwerkt en/of worden opgevraagd. Dit zullen in ieder geval de volgende persoonsgegevens zijn:

• Burgerservicenummer (BSN);
• Kopie van jouw identiteitsbewijs;
• Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Dit zal enkel worden opgevraagd, indien dit noodzakelijk is voor de functie waarin jij zal werken. Dit zal onderdeel zijn van een externe screening die gedaan wordt door Validata.

Het verstrekken van jouw persoonsgegevens aan de inlener (opdrachtgever) door Etage 0 geschiedt aan de hand van hetgeen bepaald is in de AVG. Dit betekent dat wij specifieke persoonlijke informatie nooit verstrekken aan de inlener, indien de AVG dit impliciet verbiedt.

Contactpersoon zakelijke relatie
Van personen die werkzaam zijn binnen bedrijven waar Etage 0 zaken mee doet, kunnen ook persoonsgegevens worden verwerkt. Dit wordt veelal gedaan zodat Etage 0 aanbiedingen kan doen en/of informatie met betrekking tot onze dienstverlening en overige activiteiten kan verstrekken. Tevens worden persoonsgegevens verwerkt om zakelijke relaties te kunnen onderhouden of een opdrachtovereenkomst tot stand te laten komen en te onderhouden.

Bewaartermijnen

Etage 0 heeft een bewaartermijnen vastgesteld en past dit beleid ook toe. Uitgangspunt is dat gegevens niet langer worden bewaard dan noodzakelijk voor de bedrijfsprocessen van Etage 0, of langer dan wij wettelijk verplicht zijn.

Enkele belangrijke bewaartermijen zijn:

• cv en eventuele motivatiebrief: 1 maand na je sollicitatie, tenzij we tot een arbeidsovereenkomst komen of je wordt opgenomen in ons bestand;
• Curriculum Vitae: 2 jaar na je toestemming om opgenomen te worden in ons bestand;
• Gegevens uit het personeelsdossier: 2 jaar nadat je bij ons uit dienst bent gegaan, behalve de gegevens die we om een wettelijke reden langer moeten bewaren.

Aan wie kunnen wij jouw persoonsgegevens verstrekken?

Etage 0 verstrekt jouw persoonsgegevens enkel als daar een gerechtvaardigde verwerkingsgrond voor is.

Als wij jou als kandidaat voorstellen bij een potentiële opdrachtgever gebruiken wij daarvoor jouw naam, opleidings- en arbeidsverleden. Daarnaast kunnen wij gegevens van medewerkers doorgeven in het kader van opleiding of om invulling te geven aan secundaire arbeidsvoorwaarden zoals een NS-reiskaart of de pensioenuitvoerder. Wij kunnen tevens persoonlijke gegevens verstrekken aan derden indien wij daartoe wettelijk worden verplicht. Je kunt hierbij denken aan een gerechtelijk bevel, maar ook aan de belastingdienst en het UWV.

Een pre employment screening is onderdeel van het sollicitatieproces en zal uitgevoerd worden door een derde, genaamd ‘Validata’. De screening bestaat uit minimaal een identiteitsverificatie, educatiecheck, verificatie van werkervaring en een integriteitsverklaring.

Derden aan wie wij jouw persoonsgegevens verstrekken zijn zelf verantwoordelijk voor de naleving van de privacywetgeving. Etage 0 is zelf niet verantwoordelijk noch aansprakelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens door derden.

Eer

Jouw gegevens worden niet doorgegeven aan externe partijen die buiten de EER gevestigd zijn.

Jouw rechten

De gegevens die we van jou verzamelen zijn persoonlijk. Daarom beschik je in ieder geval over de volgende rechten:

• Jij mag inzage in jouw gegevens verlangen;
• Jij mag ons een correctie, beperking of wissing van jouw gegevens verzoeken;
• Jij mag aan ons een kopie van jouw gegevens opvragen. Wij kunnen deze kopie – op jouw verzoek – ook aan een andere partij doorgeven, zodat jij dit zelf niet meer hoeft te doen;
• Jij kunt bezwaar maken tegen de verwerking van jouw gegevens;
• Jij mag jouw toestemming om jouw gegevens te verwerken altijd weer intrekken. Vanaf het moment dat jij de toestemming intrekt, mogen we jouw gegevens niet meer verwerken.

Je kan een beroep doen op de bovenstaande rechten door een e-mail te sturen naar het hieronder genoemde e-mailadres.

Cookies

Een cookie is een klein tekstbestand dat via de server van een website naar de browser wordt gestuurd. De browser slaat het bestand vervolgens op in jouw apparaat. Jouw apparaat krijgt een uniek nummer, waarmee onze website het apparaat later weer herkent.

We kunnen cookies gebruiken om jouw ervaring op onze website te verbeteren. Cookies zorgen er daarnaast o.a. voor dat de website snel is, jij onze website veilig kan bezoeken en wij fouten op onze website kunnen opsporen.
Je kunt cookies altijd zelf via de browserinstellingen verwijderen of uitschakelen. Er worden dan geen cookies meer opgeslagen als je onze website bezoekt. Je dient daarbij wel bedachtzaam te zijn op het feit dat onze website zonder cookies mogelijk minder goed werkt.

Beveiliging

Etage 0 doet er alles aan om jouw persoonlijke gegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, gebruik, wijziging of verspreiding van jouw persoonlijke gegevens door onbevoegden. Dit doen wij door de volgende maatregelen te treffen:

• Encryptie (versleuteling) van digitale bestanden die persoonsgegevens bevatten;
• Beveiliging van netwerkverbindingen met Secure Socket Layer (SSL), of een vergelijkbare technologie;
• De toegang tot gegevens is beperkt tot de personen die de gegevens nodig hebben;
• Geheimhoudingsverklaringen van werknemers;
• Dagelijkse backups van alle gegevens.

Gegevensverwerkingsovereenkomst*

Door te solliciteren, stem je in met het volgende:
Ik ga akkoord met het gebruik en de opslag van mijn persoonlijke gegevens door Floor 94 en haar dochterondernemingen voor het verwerken van mijn sollicitatie. In het geval dat Floor 94 mij op dit moment geen geschikte baan kan aanbieden, ga ik akkoord met de opslag van mijn sollicitatie en bijbehorende gegevens gedurende 6 maanden. Gedurende deze periode hebben Floor 94 en haar dochterondernemingen toegang tot deze gegevens voor recruitment-gerelateerde doeleinden. Je hebt wettelijk het recht om opgeslagen gegevens over jouw persoon te inspecteren, te corrigeren of verwijdering van deze gegevens te eisen en om jouw toestemming voor verder gebruik van de gegevens in te trekken.

Verder is het goed om te weten dat het (online) screenen, bijvoorbeeld via zoekmachines en sociale netwerken, deel uitmaakt van de sollicitatieprocedure. Door te solliciteren op deze vacature stem je in met deze (online) screening.

Vragen en klachten

Wij doen ons best om juist en zorgvuldig met ieders gegevens om te gaan. Als je een vraag of klacht hebt over onze werkwijze, dan horen we het graag van je. Onze contactgegevens vind je onder deze privacyverklaring. Kom je er met ons niet uit, dan heb je het recht een klacht te kunnen indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wijziging van de privacy policy

Wij kunnen deze privacy policy aanpassen. Als wij de privacy policy in belangrijke mate veranderen zullen wij een notificatie op onze website plaatsen samen met de nieuwe privacyverklaring. Wij zullen gebruikers die met hun e-mailadres bij ons geregistreerd staan op de hoogte brengen bij wijzigingen. Als je niet geregistreerd staat als gebruiker raden wij je aan onze website en deze verklaring regelmatig te raadplegen.

Contact

Indien je naar aanleiding van onze privacy verklaring verdere vragen hebt, dan kun je contact opnemen met administratie@etage0.nl.