De Compliance Officer is verantwoordelijk voor de naleving van wet- en regelgeving binnen een organisatie.
Deze specialist is als het ware de juridische spin in het web van regels, wetten, (intern) beleid en verschillende (tegenstrijdige) belangen.
Maar wat doet een Compliance Officer precies? In dit artikel bespreken we de inhoud van de functie en werpen we een blik op de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden.
Wat is een Compliance Officer?
Een Compliance Officer is een juridische specialist die verantwoordelijk is voor de naleving van wettelijke, regelgevende en ethische normen binnen een organisatie. Belangrijkste hierbij is dat de relevante wet- en regelgeving in het interne beleid is opgenomen en nageleefd wordt. Hiermee worden verschillende risico’s binnen de organisatie geminimaliseerd.
De specifieke taken variëren op basis van de sector en de grootte van de organisatie, maar zijn vrijwel altijd gericht op het bevorderden van een wettelijke en ethische organisatiecultuur. Een Compliance Officer kan hierin zowel adviserend als controlerend optreden.
Wat doet de Compliance Officer?
Een Compliance Officer stelt het compliance beleid en verschillende compliance-programma’s op om ervoor te zorgen dat de integriteit van de organisatie gewaarborgd blijft. Er wordt met veel verschillende afdelingen en personen samengewerkt en de Compliance Officer is dan ook een belangrijke schakel binnen een organisatie om de integriteit te bewaken.
Een van de belangrijkste taken is het adviseren van onder andere het bestuur over (inter)nationale wet- en regelgeving en hoe hier aan voldaan kan worden. Dit wordt onder andere bewerkstelligd door het toezicht houden op het gedrag van zowel klanten als werknemers, het uitvoeren van risicoanalyses en het uitvoeren van audits.
Het is van groot belang dat specialisten binnen compliance op de hoogte zijn van de actuele wet- en regelgeving. Daarnaast is het belangrijk om op de hoogte van ontwikkelingen binnen de sector te zijn, maar wat zijn precies compliance taken? Veelvoorkomende werkzaamheden van een Compliance Officer zijn:
- Opstellen van compliance beleid en procedures
- Monitoren en implementeren van nalevingsbeleid
- Adviseren over (inter)nationale wetgeving
- Uitvoeren van audits, risicoanalyses- en beoordelingen
- Onderzoeken van mogelijke integriteitsrisico’s- en schendingen
- Trainen van werknemers omtrent de naleving van wet- en regelgeving
Compliance beleid en procedures
Het opstellen van het compliance beleid en procedures is de belangrijkste verantwoordelijkheid van de Compliance Officer. Dit gaat verder dan het simpelweg noteren van regels en vereist een grondige kennis van zowel lokale als internationale wetgeving, evenals inzicht in de bedrijfsprocessen.
Naast het opstellen van beleid en procedures, werkt de Compliance Officer vaak nauw samen met andere afdelingen zoals Finance, Legal en HR. Samen zorgen ze ervoor dat het beleid praktisch implementeerbaar is en aansluit bij de doelen en cultuur van de organisatie.
Monitoring en nalevingsbeleid
Een andere belangrijke taak van een Compliance Officer is het monitoren van personeel en klanten om te achterhalen of zij zich houden aan het compliance beleid. Dit beperkt zich niet alleen tot het controleren van gedrag en activiteiten, maar omvat ook het actief doen van aanbevelingen om naleving te verbeteren.
Er wordt gebruik gemaakt van geavanceerde monitoringstools en software om naleving te waarborgen. Dit helpt niet alleen bij het identificeren van mogelijke risico’s, maar maakt het ook mogelijk om patronen te herkennen die kunnen wijzen op systematische problemen binnen de organisatie. Deze inzichten kunnen leiden tot aanpassingen in het beleid.
(Inter)nationale wetgeving
Een Compliance Officer moet altijd op de hoogte zijn van wijzigingen in relevante wetgeving, zowel nationaal als internationaal. Vanuit deze rol wordt het management geadviseerd over hoe deze wijzigingen invloed hebben op het bedrijf en welke stappen er genomen moeten worden om ‘compliant’ te blijven.
Naast het adviseren van het management, is de Compliance Officer vaak ook een aanspreekpunt voor medewerkers die vragen hebben over naleving. Dit kan variëren van eenvoudige vragen over gedragscodes tot complexe juridische kwesties. Deze adviserende rol helpt bij het bevorderen van een proactieve compliance-cultuur binnen de organisatie.
Audits, risicoanalyses- en beoordelingen
Het uitvoeren van audits en risicoanalyses is meer dan een controlemechanisme; het is een kans om operationele verbeteringen te identificeren. De Compliance Officer analyseert data, evalueert procedures en spreekt met medewerkers om een gedetailleerd inzicht te krijgen in mogelijke risico’s.
De resultaten van audits en risicoanalyses worden gedocumenteerd en gepresenteerd aan het management. Hierbij kunnen aanbevelingen worden gedaan voor veranderingen in het beleid of de operationele processen. Dit is van cruciaal belang voor de continue verbetering van de compliance-structuur en bedrijfsvoering als geheel.
Mogelijke integriteitsrisico’s- en schendingen
Als er tekenen zijn van mogelijke integriteitsschendingen, is het de taak van de Compliance Officer om deze grondig te onderzoeken. Dit kan gaan van het natrekken van bepaalde financiële transacties tot het houden van interviews met betrokken medewerkers.
Soms kan dit leiden tot het inschakelen van externe partijen, zoals advocaten of forensische accountants. De Compliance Officer moet in deze gevallen zorgvuldig te werk gaan om de vertrouwelijkheid en integriteit van het onderzoek te waarborgen. Deze functie vereist daarom sterke ethische overwegingen en een goed beoordelingsvermogen.
Training van werknemers
Training is tot slot een essentieel onderdeel binnen compliance. De Compliance Officer ontwikkelt en geeft trainingsprogramma’s om ervoor te zorgen dat alle medewerkers op de hoogte zijn van hun verantwoordelijkheden met betrekking tot naleving van wet- en regelgeving.
Deze opleiding gaat niet alleen over het overdragen van kennis, maar ook over het creëren van bewustwording. Belangrijk is dat de boodschap en noodzaak omtrent naleving begrepen en geïnternaliseerd wordt door alle werknemers.
De Compliance Officer als juridische spin in het web
De Compliance Officer fungeert dus met als een soort juridische auditor binnen een organisatie. Deze persoon zorgt ervoor dat de werknemers binnen het bedrijf zich bewust zijn van hun verplichtingen vanuit wet- en regelgeving, maar ook van eventuele reputatie- en integriteitsrisico’s.
Daarnaast ligt ook de verantwoordelijk voor het toetsen van de integriteit van de organisatie, individuele afdelingen en medewerkers bij de compliance specialist. Dit gebeurt op theoretisch en op operationeel niveau (testen van de vertaling van theorie naar praktijk).
De Compliance Officer heeft veel contact met interne en externe belanghebbenden, waarbij er mogelijke compliance risico’s geïdentificeerd worden. Vervolgens adviseert hij/zij over de (eventueel) benodigde maatregelen.
Tegenstrijdige belangen vanuit bijvoorbeeld compliance en commercieel oogpunt kunnen hierbij voor complexe vraagstukken zorgen. Het is dan is de uitdaging om de wettelijke normen te bewaken en te beoordelen of eventuele risico’s voldoende beperkt kunnen worden om de commerciële doelstelling te behalen.
De richting van de oplossing wordt zo bepaald en geïmplementeerd in samenwerking met de nodige afdeling(en). Na het implementeren van de oplossing, is de Compliance Officer verantwoordelijk voor het bewaken van de naleving en eventuele verdere ontwikkelingen.
Welke wet- en regelgeving is van belang?
Binnen de financiële sector moet zowel de wetgeving vanuit de overheid als de regelgeving vanuit financiële toezichthouders worden nageleefd. Regelgeving kan worden opgelegd vanuit:
Daarnaast staan de volgende wetten in de financiële sector centraal bij het uitvoeren van een succesvol compliance beleid:
- Wet op het financieel toezicht (Wft)
- Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft)
- Sanctiewet 1977
- MiFID (Markets in Financial Instruments Directive)
- EMIR (European Market Infrastructure Regulation)
- AVG-privacyregels
Per sector kan de wetgeving uiteraard verschillen. Een Compliance Officer moet goed op de hoogte zijn van deze en eventuele andere toepasselijke wet- en regelgeving. Eventueel contact met toezichthouders over compliance vraagstukken verloopt dan ook via de Compliance Officer als het eerste aanspreekpunt van de financiële instelling.
De invulling van interne advisering
In verband met de uitgebreide kennis van alle relevante wet- en regelgeving binnen de financiële sector, treedt de Compliance Officer ook regelmatig als interne vraagbaak op. Collega’s kloppen regelmatig aan voor advies in complexe compliance gerelateerde zaken.
In de praktijk komt dit met name voor bij problemen in het naleven van de verplichtingen rondom de Wwft. De strijd van banken en andere financiële instellingen tegen financieel-economische criminaliteit staat onder een maatschappelijke spotlight.
Gezien de zichtbaarheid van eventueel falen op het gebied van Wwft compliance groot is (bijvoorbeeld door opgelegde boetes), is het erg belangrijk dat medewerkers hier alert op zijn. Een Compliance Officer kan helpen onnodige tekortschietingen in de naleving te voorkomen.
Hoe word je Compliance Officer?
Er zijn verschillende opleidingen tot Compliance Officer in Nederland, waaronder bij het Nedelands Compliance Instituut (NCI), bij het NIBE-SVV en aan de Vrije Universiteit. Een rechten-opeiding is een grote pré, maar niet altijd een vereiste.
Wel is meestal minimaal een HBO diploma vereist. Het is daarnaast van groot belang dat een Compliance Officer alle ins- en outs weet op het gebied van (inter)nationale wet- en regelgeving binnen de desbetreffende sector.
Eigenschappen en vaardigheden van een Compliance Officer
Als Compliance Officer moet je beschikken over verschillende eigenschappen en vaardigheden. Allereerst is een ruime kennis van (inter)nationale wet- en regelgeving cruciaal. Dit stelt je in staat om adequaat beleid en procedures op te stellen die voldoen aan de geldende normen.
Een ander belangrijk aspect van het werk is het identificeren vanrisico’s en mogelijke inbreuken op de integriteit. Dit vereist niet alleen een scherp oog voor detail, maar ook het vermogen om complexe situaties snel te beoordelen.
Daarnaast is het belangrijk om deze analyses te kunnen vertalen naar praktisch en uitvoerbaar beleid. Daarbij moet je als Compliance Officer helder en duidelijk kunnen communiceren met verschillende afdelingen binnen de organisatie, evenals met externe partijen zoals toezichthouders.
Ethiek en integriteit zijn tot slot onmisbaar binnen de functie van een Compliance Officer. Gezien het feit dat je te maken hebt met gevoelige en vaak vertrouwelijke informatie, is een hoog ethisch besef en het vermogen om vertrouwelijk om te gaan met deze informatie van groot belang.
Compliance Officers bij Etage 0
Etage 0 is een detacheringsbureau gespecialiseerd in compliance. Onze professionals werken op (tijdelijke) opdrachtbasis bij gerenommeerde opdrachtgevers zoals ABN Amro, ING, Bank Mendes Gans, Robeco en meer. Bekijk onze compliance vacatures of neem contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
