In het klantonderzoek is het identificeren van de ultimate beneficial owner (UBO) een vast onderdeel. Toch blijkt in de praktijk dat deze stap vaak verkeerd, onvolledig of te oppervlakkig wordt uitgevoerd. En dat brengt risico’s met zich mee, voor de instelling én voor jou als professional.
In deze blog leggen we uit wat de actuele regels zijn, waar het vaak misgaat en hoe jij als analist fouten in UBO-registratie voorkomt.
Wat is een UBO precies?
Een UBO is de uiteindelijke belanghebbende van een organisatie: de persoon die uiteindelijk eigenaar is of zeggenschap heeft. Bij bv’s en nv’s is dat meestal iemand met meer dan 25% van de aandelen of stemrechten. Maar er zijn uitzonderingen en daar zit vaak de complexiteit.
Het doel van UBO-identificatie is om witwassen, terrorismefinanciering en belastingontduiking te voorkomen. Door te weten wie er écht achter een organisatie zit, kunnen financiële instellingen risico’s beter inschatten.
Verplichte UBO-registratie en toezicht
Sinds de invoering van het UBO-register (in 2020) zijn veel juridische entiteiten verplicht om hun UBO’s in te schrijven bij de Kamer van Koophandel. Dit register is onderdeel van de implementatie van Europese anti-witwasrichtlijnen (AMLD).
Let op: na een uitspraak van het Europese Hof in 2022 is de openbare toegankelijkheid van het register beperkt, maar de verplichting tot registratie voor organisaties én het gebruik van UBO-informatie voor instellingen blijft bestaan.
Toezichthouders zoals de DNB controleren actief of financiële instellingen hun UBO-verplichtingen goed naleven. Onvolledige of foutieve vastlegging kan leiden tot boetes en herstelmaatregelen.
Waar gaat het vaak mis?
UBO-registratie lijkt eenvoudig, maar kent in de praktijk meerdere valkuilen:
-
Complexe eigendomsstructuren: Bijvoorbeeld via holdings, stichtingen of buitenlandse vennootschappen.
-
Geen duidelijke UBO aan te wijzen: In sommige gevallen moet een pseudo-UBO worden vastgesteld (bijv. het hoger management), maar dit wordt niet altijd correct onderbouwd.
-
Vertrouwen op klantinformatie zonder onderbouwing: Het is essentieel om UBO’s te verifiëren met documenten zoals aandeelhoudersregisters of statuten.
-
Verouderde informatie: De situatie binnen een bedrijf kan snel veranderen, terwijl het UBO-profiel niet wordt geüpdatet.
Wat betekent dit voor jou als KYC- of CDD-professional?
Voor jou als analist is het cruciaal om niet alleen de UBO vast te leggen, maar ook aantoonbaar te onderbouwen hoe je tot die conclusie bent gekomen. Let hierbij op:
-
Transparantie in eigendomsstructuren. Gebruik organogrammen en documentatie om verbanden helder in kaart te brengen.
-
Herleidbaarheid in het dossier. Zorg dat het dossier logisch uitlegbaar is voor collega’s, auditors of toezichthouders.
-
Up-to-date data. Check periodiek of UBO-gegevens nog kloppen, zeker bij heronderzoek of signalen van wijziging.
-
Kritische houding. Vertrouw niet blind op wat een klant aanlevert. Stel de juiste vragen en controleer bronnen.
Wat kun jij nu al doen?
-
Blijf op de hoogte van de laatste Wwft-richtlijnen en UBO-regelgeving.
-
Gebruik checklists en standaardvragen om UBO-identificatie gestructureerd aan te pakken.
-
Volg trainingen of kennissessies over UBO’s, truststructuren en offshore jurisdicties
Op zoek naar een nieuwe uitdaging in compliance, risk of finance?
Werk jij als KYC-analist, compliance officer of risk specialist en ben je klaar voor een volgende stap? Bij Etage 0 helpen we je aan functies waarin je écht impact maakt, bij opdrachtgevers die kwaliteit en zorgvuldigheid vooropstellen.
Bekijk onze vacatures en ontdek jouw mogelijkheden!
