De term UBO staat voor ‘Ultimate Beneficial Owner’ en verwijst naar de uiteindelijke belanghebbende(n) van een juridische entiteit.
Om een goed integriteitsprofiel van een zakelijke klant op te kunnen stellen, is het belangrijk om te achterhalen wie de UBO’s zijn. Maar wat wordt precies verstaan onder een UBO?
In dit artikel bespreken we wat een UBO is, wat voor verschillende soorten UBO’s er zijn en waarom het achterhalen van UBO’s belangrijk is binnen KYC en CDD.
Wat is een UBO (Ultimate Beneficial Owner)?
Een UBO of ‘Ultimate Beneficial Owner’ is de uiteindelijke belanghebbende(n) van een juridische entiteit. Wanneer er een klantonderzoek naar een zakelijke klant wordt gedaan, moeten de aanwezige UBO’s altijd geïdentificeerd worden.
De Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft) stelt dat iedere natuurlijke persoon met een direct of indirect eigendoms- of zeggenschapspercentage van meer dan 25% als UBO aangemerkt dient te worden. Daarnaast moet ook een natuurlijke persoon met feitelijke zeggenschap als UBO aangemerkt worden.
Het is niet mogelijk om een andere juridische entiteit als UBO aan te merken. Wanneer een andere entiteit een significante hoeveelheid eigendom of zeggenschap heeft, moet de eigendomsstructuur verder uitgezocht worden tot men bij een natuurlijke persoon uitkomt, of moet een ‘pseudo-UBO’ (lees hieronder) aangewezen worden.
Wie zijn de UBO’s van een organisatie?
Hoe eigendom en zeggenschap achterhaald kan worden, is afhankelijk van de rechtsvorm van de entiteit. Wanneer je met een rechtspersoon te maken hebt, is zowel eigendom als zeggenschap vastgelegd in aandelen.
Door te achterhalen welke eigendoms- en zeggenschapsrechten aan de (verschillende soorten) uitgegeven aandelen verbonden zijn, kan hieruit opgemaakt worden welke aandeelhouders genoeg eigendom en/of zeggenschap hebben om als UBO te kwalificeren.
Bij rechtsvormen zonder rechtspersoonlijkheid is eigendom en zeggenschap vaak anders opgebouwd. Zo kan het bijvoorbeeld voorkomen dat verschillende rechten en plichten zijn vastgelegd in een contract (coöperatie of maatschap) of dat alle vennoten gelijke mate van eigendom en zeggenschap hebben (V.O.F.).
Sommige financiële instellingen onderscheiden ook UBO’s op basis van aanvullende criteria. Bijvoorbeeld familie-eigendom van meer van 25%, waarbij geen van de individuele personen meer dan 25% heeft. Dit staat een financiële instelling vrij, maar wordt niet verplicht.
Wat is feitelijk zeggenschap?
Het kan voorkomen dat een natuurlijke persoon officieel (via eigendom en/of zeggenschap) niet als UBO kwalificeert, maar toch aanzienlijke invloed heeft op de dagelijkse gang van zaken binnen een organisatie. In zo’n geval spreken we van een UBO op basis van feitelijke zeggenschap (of ‘factual control’).
Een UBO op basis van feitelijke zeggenschap identificeren is lastig. Soms kan via onafhankelijke bronnen, zoals jaarverslagen, achterhaald worden dat iemand controle uitoefent zonder officieel eigendom of zeggenschap. In de praktijk komt het echter vaker voor dat een feitelijke zeggenschap UBO vanuit een verklaring van de klant naar voren komt.
Wat is een pseudo-UBO?
Het kan voorkomen dat er geen natuurlijke personen met meer dan 25% eigendom, zeggenschap of feitelijke zeggenschap geïdentificeerd worden. In zo’n geval worden ‘pseudo-UBO’s’ als UBO’s geregistreerd.
Dit houdt in dat de natuurlijke personen met een hogere leidinggevende functie binnen de entiteit als UBO’s worden vastgelegd. Meestal zijn dit de leden van de Raad van Bestuur zoals die in de statuten vastgelegd zijn (de statutaire bestuurders).
Een pseudo-UBO is dus geen echte UBO, maar een optie waarop terug gevallen kan worden wanneer er geen UBO’s aanwezig zijn. Op deze manier kan toch voldaan worden aan de juridische verplichting vanuit de Wwft om UBO’s te registreren.
Waarom is het achterhalen van de UBO’s belangrijk?
Het correct identificeren en verifiëren van UBO’s is om meerdere redenen belangrijk. Door het correct identificeren en verifiëren van UBO’s weet de financiële instelling met wie er (indirect) zaken gedaan wordt.
Hierdoor wordt voorkomen dat er zaken gedaan wordt met niet integere, gesanctioneerde of zelf criminele partijen. Ook kan gecontroleerd worden of er sprake is van een politiek prominent persoon (PEP).
Wanneer een UBO correct geïdentificeerd is, kan deze onderworpen worden aan een UBO-reputatie toets. Deze is sinds 1 mei 2021 verplicht gesteld vanuit de Herstelwet financiële markten (opgesteld in 2020). Eventuele integriteits- of reputatierisico’s die een UBO met zich meebrengt, kunnen op deze manier makkelijker achterhaald worden.
De integriteit van een UBO kan ook iets zeggen over de te verwachten integriteit van een entiteit waar deze significant eigendom of zeggenschap in heeft. Als een natuurlijke persoon in het verleden bijvoorbeeld bij witwaspraktijken betrokken geweest is, kan het nuttig zijn om extra scherp te zijn op risico-indicatoren bij de entiteit waarvan de persoon UBO is.
Het identificeren van UBO’s is verplicht voor financiële instellingen. Dit is ook bij criminelen bekend en kan zodoende ook een ontmoedigende functie hebben. De verplichting maakt het namelijk makkelijker om eventueel illegale activiteiten naar de UBO te herleiden.
Wanneer UBO’s lastig(er) te achterhalen zijn, kan dit wijzen op een integriteitsrisico. Iemand die via een entiteit betrokken is bij illegale activiteiten, wilt immers zoveel mogelijk voorkomen dat hij of zij als verantwoordelijke aangewezen kan worden.
Door de plicht om UBO’s te achterhalen kan een poging dit te vermoeilijken ook als integriteitsrisico herkent worden. Tot slot is het identificeren van UBO’s belangrijk voor het voldoen aan de juridische verplichtingen die vanuit de Wwft en Sanctiewet zijn opgelegd.
Geïnteresseerd in het onderzoeken van UBO's? Bekijk onze KYC vacatures!Wat is het UBO-register?
Voor juridische entiteiten is het binnen de EU verplicht om UBO’s te registreren in een nationaal UBO-register. Het registreren van UBO’s werd verplicht gesteld vanuit de 4e anti-witwasrichtlijn (AMDL4) en het openbaar maken van de informatie in de 5e anti-witwasrichtlijn (AMLD5). Er zijn twee UBO-registers in Nederland:
- Het register voor ondernemingen, stichtingen en verenigingen
- Het register voor trusts, fondsen voor gemene rekening en soortgelijke constructies
In Nederland moesten alle juridische entiteiten (enkele uitzonderingen daargelaten) hun UBO’s registreren vóór 27 maart 2022. Voor 1 november 2022 moesten ook trustee UBO’s van trusts, fondsen of soortgelijke juridische constructies doorgegeven worden.
Het doel van het registreren van UBO’s in nationale registers is het opsporen en voorkomen verschillende vormen van financieel-economische criminaliteit. De registratie van UBO’s in UBO-registers zou het identificeren van UBO’s moeten vergemakkelijken voor Wwft meldingsplichtige instellingen.
In sommige gevallen kan de identiteit van een UBO in het register afgeschermd worden. Dit kan bijvoorbeeld wanneer het gaat om een kwetsbare persoon, zoals een minderjarige, een persoon die onder curatele staat of een persoon met politiebeveiliging.
Sluiting van het openbare UBO-register
Sinds de invoering in 2020 was het UBO-register in Nederland openbaar. Op 22 november 2022 werd echter door het Europese hof van Justitie geoordeeld dat de verplichting tot publieke toegankelijkheid van UBO-registers niet rechtsgeldig is.
Naar aanleiding van de uitspraak van het Europese hof verstrekt de KvK op dit moment geen gegevens uit het UBO-register. Wel blijft voor organisaties de plicht om UBO’s te registreren bestaan.
Voor financiële instellingen blijft het verplicht om te controleren of de UBO’s van een klant in het UBO register zijn opgenomen. Dit kan gecontroleerd worden door bewijs van de registratie van UBO’s bij de klant op te vragen.
UBO-formulieren
Veel financiële instellingen maken gebruik van UBO-formulieren bij het vaststellen van UBO’s. In deze formulieren kan een zakelijke relatie aangeven wie zij als UBO aanmerken en op basis waarvan (eigendom, zeggenschap of feitelijke zeggenschap).
Een UBO-formulier kan de informatie die al verzameld is tijdens het cliëntenonderzoek bevestigen. Ook kan het soms een indicatie zijn dat openbare bronnen verouderd zijn wanneer de identificatie vanuit de klant afwijkt van de analyse. Een UBO-formulier kan tot slot belangrijk zijn bij het identificeren van UBO’s op basis van feitelijke controle.
KYC professionals bij Etage
Etage 0 is een detacheringsbureau gespecialiseerd in KYC. Onze professionals werken op (tijdelijke) opdrachtbasis bij gerenommeerde opdrachtgevers zoals ABN Amro, ING, Bank Mendes Gans, Robeco en meer. Bekijk onze KYC vacatures of neem contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
