Binnen verschillende beroepsgroepen en vakgebieden is het belangrijk om een uitgebreid klantbeeld op te stellen.
Het kan bijvoorbeeld van belang zijn bij het aanbieden van passende diensten en producten, maar hoe wordt een klantbeeld gebruikt binnen CDD?
In dit artikel staan we uitgebreid stil bij wat een klantbeeld precies is en wat de rol ervan is binnen een cliëntenonderzoek en risicoclassificatie.
Wat is een klantbeeld?
Een klantbeeld is het beeld dat een organisatie van een klant opstelt aan de hand van bepaalde klanteigenschappen, gedragingen en interacties met de klant.
Door inzicht in de klant te hebben, kan de organisatie een meer passende service bieden, waardoor klanten een betere ervaring hebben. Daarnaast kan een goed klantbeeld ook helpen om klanten passende (nieuwe) diensten en/of producten aan te bieden.
Door een volledig klantbeeld vast te leggen, wordt daarnaast voorkomen dat medewerkers die contact met de klant hebben zich in deze interactie alleen baseren op informatie uit het laatste contact met de klant.
Een volledig en actueel klantbeeld is dus zowel in het voordeel van de klant als van de organisatie. Het klantcontact voelt voor de klant persoonlijker en het is voor de medewerker makkelijker om het gedrag en de behoeften van de klant in te schatten.
Wat is een klantonderzoek?
Vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft) is het voor (onder andere) financiële instellingen verplicht om een gedegen CDD (Customer Due Dilligence) cliëntenonderzoek uit te voeren.
Het doel van dit klantonderzoek is om eventuele risico’s op vormen van financieel-economische criminaliteit (FEC) op te sporen en/of te voorkomen. Tijdens het onderzoek worden de CDD risico’s in kaart gebracht en geanalyseerd door een CDD Analist. Dit gebeurt op basis van verschillende objectieve en subjectieve risicoindicatoren.
Er zijn verschillende soorten risico’s die door de analist onderzocht worden, zoals geografische risico’s, leveringskanalen risico’s, product-, dienst- en transactierisico’s en cliëntgebonden risico’s.
Wanneer alle risico’s onderzocht zijn, analyseert de CDD Analist vervolgens het risico op betrokkenheid bij financieel-economische criminaliteit. Op basis van deze analyse kent de analist vervolgens een risicoclassificatie aan de klant toe.
Wat is een klantbeeld binnen het klantonderzoek?
Tijdens het klantonderzoek wordt ook een klantbeeld opgesteld. Dit klantbeeld heeft als doel om de klant en diens gedragingen beter te begrijpen. Bij een klantbeeld in het kader van het cliëntenonderzoek is verbetering van service voor de klant geen primair doel.
Het klantbeeld in het zogeheten CDD onderzoek helpt om een compleet beeld van de klant te creëren. Op deze manier kan gescreend worden op cliëntgebonden risico’s die mogelijk aanwezig zijn.
Het opstellen van het klantbeeld is dan ook vaak het startpunt van het klantonderzoek. Op basis van de cliëntgebonden risico’s kan de verdere analyse vanuit een risicogerichte aanpak uitgevoerd worden.
Een uitgebreid en volledig klantbeeld helpt daarnaast om een inschatting te maken van ‘normaal’ gedrag van de klant. Hierdoor wordt het makkelijker om later in het onderzoek verdachte transacties of gedragingen te herkennen.
Zo is het voor ondernemingen die goederen importeren bijvoorbeeld passend wanneer er internationale transacties van ‘logische’ volumes plaatsvinden. Bij een natuurlijke persoon past ditzelfde transactiepatroon niet binnen het klantbeeld en kan dit dus verdacht zijn.
Geïnteresseerd in het werken met het klantbeeld? Bekijk onze CDD vacatures!Wat wordt opgenomen in het klantbeeld?
Welke cliëntgebonden factoren relevant zijn om in het klantbeeld op te nemen, hangt af van het soort klant. Bij een natuurlijke persoon worden andere factoren onderzocht dan bij een organisatie.
Het klantbeeld bij natuurlijke personen
Om een goed klantbeeld van een natuurlijke persoon op te stellen, zijn een aantal zaken belangrijk, waaronder de leeftijd-, woonplaats en/of nationaliteit-, inkomstenbron-, familie/huishoudenssamenstelling- en (eventueel) het vermogen van de klant.
De leeftijd van de klant kan iets zeggen over de levensfase, verwachte hoogte van het inkomen en het soort kosten dat de klant maakt. Dit goed vastleggen kan helpen om in te schatten welke transacties niet in dit klantbeeld passen.
Een kind zal bijvoorbeeld met name zakgeld binnen krijgen en geld uitgeven aan snoep en speelgoed. Iemand van middelbare leeftijd zal waarschijnlijk inkomsten uit loondienst hebben en geld uitgeven aan levensonderhoud, hypotheek, verzekeringen en vakantie.
De woonplaats van de klant is met name belangrijk om te zorgen dat alle eventuele post goed bij de klant binnen komt en dat de klantgegevens actueel zijn. Nationaliteit kan soms ook belangrijk zijn, bijvoorbeeld wanneer er belastinggegevens voor FATCA en/of CRS gerapporteerd moeten worden.
Het vastleggen van de inkomstenbron in het klantbeeld kan helpen om inkomende geldstromen op de rekening te beoordelen. Als iemand bijvoorbeeld seizoenswerk doet is enige fluctuatie in inkomen gedurende het jaar te verwachten.
Ook kunnen sommige vormen van contantenstortingen op de rekening verklaard worden vanuit de inkomstenbron in het klantbeeld. Bij iemand die werkzaam is in de horeca zijn contante stortingen van fooi verklaarbaar, terwijl het bij een accountant vragen oproept.
De familie/huishoudenssamenstelling kan in sommige gevallen handig zijn om bijvoorbeeld volmachten te verklaren. Daarnaast kan het een integraal deel zijn van het klantbeeld, bijvoorbeeld wanneer een getrouwd stel een gezamenlijke rekening aanhouden.
Wanneer een klant een aanzienlijk vermogen heeft, kan het tot slot nodig zijn om dit ook in het klantbeeld op te nemen. In dit geval is het ook belangrijk om te onderzoeken wat de bron van het vermogen is. Dit kan namelijk een risicoindicator voor het klantonderzoek omvatten.
Het klantbeeld bij organisaties
De risico’s en eigenschappen van zakelijke klanten verschillen flink ten opzichte van natuurlijke personen. Het klantbeeld van organisaties verschilt dan ook behoorlijk van het klantbeeld bij natuurlijke personen.
Bij een organisatie wordt het klantbeeld opgebouwd uit de volgende aspecten: het adres en de datum van incorporatie, bedrijfsactiviteiten, bestuurders, organisatiestructuur en uiteindelijke belanghebbende(n) (UBO’s).
Zowel het geregistreerde adres als het residentiële adres van een organisatie kunnen informatie over verplichtingen omtrent belastingen bevatten. Het kan daarnaast helpen om te beoordelen of de eventuele FATCA/CRS zelf-certificering correct is.
Daarnaast kan inschrijving op een adres waar ook veel andere bedrijven zijn ingeschreven een indicatie zijn van een ‘shell company’; een bedrijf dat alleen in naam bestaat, maar (nog) geen activiteiten heeft. Een shell company kan een risico vormen.
De datum van incorporatie van een organisatie kan informatie geven over het te verwachten verloop van de winsten. Daarnaast kan het bij ‘jonge’ bedrijven nodig zijn om te achterhalen waar het startkapitaal vandaan komt. Hier kan eventueel een potentieel risico in zitten.
De bedrijfsactiviteiten van een organisatie kunnen inzicht geven in de te verwachten leveranciers en afnemers van de klant. Dit helpt om transacties te herkennen die niet in het klantbeeld passen.
Daarnaast kunnen de bedrijfsactiviteiten op zichzelf ook een cliëntgebonden risico vormen. Bedrijven die actief zijn in olie/gas, wapenhandel, cannabishandel en vergelijkbare branches vormen bijvoorbeeld een verhoogd risico.
De (executieve) bestuurders worden ook in het klantbeeld van de organisatie geïdentificeerd. Door de bestuurders te identificeren en verifiëren, kan nagegaan worden of zij integer handelen en of zij eerder met negatieve berichtgeving (bad press) te maken gehad hebben.
De organisatiestructuur maakt ook deel uit van het klantbeeld. Een complexe organisatiestructuur kan een cliëntgebonden risico opleveren. Daarnaast is het identificeren van de volledige organisatiestructuur nodig om de UBO’s te achterhalen.
De uiteindelijke belanghebbende(n), ook wel Ultimate Beneficial Owners (UBO’s) genoemd zijn het laatste onderdeel van het klantbeeld bij organisaties. Wanneer UBO’s lastig te achterhalen zijn, kan dit een indicatie zijn dat er iets meer aan de hand is bij de klant. Daarnaast kan de integriteit van de UBO veel zeggen over de integriteit van de klant.
Werken als CDD Analist bij Etage 0
Etage 0 is een detacheringsbureau gespecialiseerd in CDD. Onze professionals werken op (tijdelijke) opdrachtbasis bij gerenommeerde opdrachtgevers zoals ABN Amro, ING, Bank Mendes Gans, Robeco en meer. Bekijk onze CDD vacatures of neem contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
