Het cliëntenonderzoek is een verplicht onderdeel vanuit de Wet ter voorkoming van witwassen en het financieren van terrorisme (Wwft).
Dit onderzoek is een middel bij het beheersen van risico’s op financieel-economische criminaliteit (FEC), maar wat moet er precies in het onderzoek staan?
In dit artikel gaan we in op deze vraag en bespreken we de verschillende (verplichte) onderdelen binnen het cliëntenonderzoek.
Wat is een cliëntenonderzoek?
Het cliëntenonderzoek is een onderzoek naar de identiteit en integriteit van een zakelijke of particuliere klant. Door middel van dit onderzoek kunnen financiële instellingen achterhalen met wie zij zaken doen.
Het cliëntenonderzoek is gebaseerd op het ‘Know Your Customer’-principe, waarbij het verplicht is voor financiële instellingen om hun klanten goed te kennen. Het onderzoek wordt uitgevoerd door een KYC Analist of CDD Analist.
Door te weten met wie de instelling te maken heeft, is de organisatie in staat zichzelf te beschermen tegen betrokkenheid bij financieel-economische misdrijven. De instelling kan met het onderzoek de identiteit van de klant achterhalen en de aard en achtergrond van de relatie begrijpen.
Hierdoor kunnen integriteitsrisico’s achterhaald en beheerst worden. Er wordt op basis van het cliëntenonderzoek een klantprofiel opgesteld en een risicoclassificatie toebedeeld. Door het uitvoeren van het cliëntenonderzoek ontstaat er inzicht in de risico’s die klanten meebrengen. Zo kunnen passende maatregelen worden genomen om potentiële risico’s te beperken.
Het cliëntenonderzoek in de wet
De verplichting en de bepalingen voor het uitvoeren van het cliëntenonderzoek zijn opgenomen in de Wet ter voorkoming van witwassen en financiering terrorisme (Wwft) en de Wet op het financieel toezicht (Wft).
Het doel van het cliëntenonderzoek vanuit de Wft is het waarborgen van de integriteit van de financiële sector. Vanuit de Wwft is het onderzoek in het bijzonder gericht op het voorkomen en bestrijden van witwassen en terrorismefinanciering.
De vereisten vanuit de Wwft voor het cliëntenonderzoek
De Wwft verplicht meldingsplichtige instellingen om een gedegen onderzoek naar klanten te doen bij (her)acceptatie van klanten tijdens een onboarding en periodieke review. Vanuit de Wwft bestaat het cliëntenonderzoek uit de volgende (verplichte) onderdelen:
- Cliëntidentificatie- en verificatieproces
- Vaststellen doel en beoogde aard van de zakelijke relatie
- Kennen van de herkomst van de middelen en het vermogen
- Voortdurende controle op de verrichte transacties (monitoring) en klantreviews
Cliëntidentificatie- en verificatieproces
Tijdens het cliëntidentificatie- en verificatieproces worden de relevante gegevens en informatie van de klant verzameld met als doel de klant te “kennen”. Hierbij dienen de geïdentificeerde gegevens te worden geverifieerd via onafhankelijke, betrouwbare bronnen.
Bij organisaties wordt ook de organisatiestructuur en de uiteindelijke belanghebbende(n) (UBO’s) geïdentificeerd en geverifieerd. Ook wordt de klant tijdens dit proces getoetst aan sanctielijsten en PEP-lijsten.
Zowel bij natuurlijke personen als bij organisaties draagt de verzamelde informatie bij aan het kunnen maken van een adequate risicobeoordeling. Daarnaast voorkomt het dat fictieve bedrijven of personen rekeningen kunnen openen.
Vaststellen doel en beoogde aard van de relatie
Op grond van de Wwft zijn financiële instellingen verplicht om de aard en het doel van de relatie vast te stellen. Met het vaststellen van het beoogde doel en de aard van de relatie, weet de instelling of de gewenste diensten/producten passend zijn in de context van het klantbeeld.
Indien deze niet goed overeenkomen, moet beoordeeld worden of er een logische verklaring is. Inzicht in het doel en de aard van de relatie helpt dus om de mogelijke risico’s in te schatten. Daarnaast helpt het om potentieel verdachte transacties beter te kunnen herkennen.
Kennen van de herkomst van de middelen en het vermogen
Een financiële instelling dient de herkomst van de middelen en het vermogen van de klant te kennen. Hiervoor worden verklaringen en bewijsstukken vanuit de klant opgevraagd. Hierbij is het belangrijk dat vastgesteld kan worden dat het vermogen en de financiële middelen legitiem vergaard zijn.
De herkomst van de middelen moet tijdens een cliëntenonderzoek altijd onderzocht worden, waar de herkomst van vermogen alleen bij hoog-risico klanten vastgesteld hoeft te worden. Vanuit de Wwft is dit bijvoorbeeld verplicht bij politiek prominente personen.
Het alleen onderzoeken van de herkomst van vermogen bij hoog-risico klanten is een voorbeeld van het toepassen van een risicogerichte aanpak (Risk-Based Approach). Op deze manier worden de risico’s op een passende manier ingeschat.
Voortdurende controle op transacties en klantreviews
De transacties en activiteiten van een klant moeten verplicht voortdurend gecontroleerd worden door de instelling. Dit is noodzakelijk om vast te stellen of de activiteiten van de klant in lijn zijn met het klantbeeld.
Afwijkende transacties kunnen erop duiden dat er onjuiste of onvolledige informatie is verzameld tijdens het cliëntenonderzoek. Daarnaast kan een afwijkende transactie natuurlijk ook verdacht zijn.
Het is van belang om de juiste informatie in te winnen om de afwijkende transacties te verklaren wanneer dat mogelijk is. Als dit niet mogelijk is, dan is er sprake van een verdachte transactie.
Financiële instellingen hebben de verplichting om ongebruikelijke transacties op te sporen, te erkennen en te melden aan de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU). Dit gebeurt via een Melding Ongebruikelijke Transactie (MOT).
Om dit op een goede manier te doen, is zowel voortdurende transactiemonitoring van de rekening als het uitvoeren van periodieke of event-gedreven reviews essentieel.
Geïnteresseerd in het werken met het cliëntenonderzoek? Bekijk onze KYC vacatures!Verschil tussen een standaard, vereenvoudigd en verscherpt cliëntenonderzoek
Er zijn drie verschillende typen cliëntenonderzoek, namelijk het standaard, vereenvoudigd en verscherpt onderzoek. Om te kunnen bepalen welk type onderzoek passend is, dient per klant rekening te worden gehouden met de CDD-risicofactoren.
Een standaard cliëntenonderzoek houdt in dat de punten zoals beschreven onder ‘De vereisten vanuit de Wwft voor een cliëntenonderzoek’ worden vastgelegd over de klant. Dit is dus in principe de normale gang van zaken.
Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek volstaat bij klanten met een laag risico op witwassen en terrorismefinanciering. Hierbij kan worden gedacht aan overheden of overheidsbedrijven, beursgenoteerde bedrijven of een laag-risico klant in landen met een lager risico. Een vereenvoudigd cliëntenonderzoek beperkt zich tot het identificeren en verifiëren van de klant.
Een verscherpt cliëntenonderzoek is vereist indien de klant een hoger risico op witwassen of terrorismefinanciering met zich meebrengt. Dit hogere risico kan bijvoorbeeld voortkomen uit vestiging/incorporatie in een hoog-risicoland, complexe eigendomsstructuren of aanwezigheid van een politiek prominent persoon.
Wanneer vanuit een verscherpt cliëntenonderzoek blijkt de klant een zeer hoog risico met zich meebrengt, zal een senior manager moeten beoordelen of de klant binnen de ‘risk appetite’ van de financiële instelling past. Indien dit niet geval is, wordt een onacceptabel risico aan de klant toegekend.
Financiële instellingen zijn verplicht om redelijke maatregelen te treffen om de herkomst en het doel van complexe of ongebruikelijke transacties te onderzoeken. Zoals genoemd zal hierbij afhankelijk van de risico’s een verscherpt cliëntenonderzoek plaatsvinden.
Cliëntenonderzoek volgens de Wwft met Etage 0
Etage 0 is een detacheringsbureau gespecialiseerd in KYC. Onze professionals werken op (tijdelijke) opdrachtbasis bij gerenommeerde opdrachtgevers zoals ABN Amro, ING, Bank Mendes Gans, Robeco en meer. Bekijk onze KYC vacatures of neem contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
