Een KYC Analist is in wezen de poortwachter van een financiële instelling én het systeem.
Aan de hand van een onderzoek stelt een analist vast of nieuwe en bestaande klanten risico’s vormen voor de instelling, maar wat doet de analist precies tijdens dit onderzoek?
In dit artikel gaan we dieper op deze vraag in. We bespreken eerst wat een KYC Analist is en gaan daarna in op de werkzaamheden en verantwoordelijkheden die bij de rol komen kijken.
Wat is een KYC Analist?
Een KYC Analist is een professional die werkzaam is in het ‘Know Your Customer’ (KYC) domein binnen de financiële sector. Tijdens een KYC onderzoek kijkt de analist naar de risico’s die aan een klant kleven en beoordeelt vervolgens de integriteit van de (potentiële) klant.
Financiële dienstverleners zijn verplicht om een gedegen cliëntenonderzoek uit te voeren. Zo kunnen zij aan de hand van risicofactoren en (risicovolle) gedragingen achterhalen of een klant mogelijk betrokken is bij illegale activiteiten via de financiële instelling.
Daarnaast controleert een KYC Analist of een klant mogelijk banden heeft met personen of organisaties die zich schuldig maken aan criminele activiteiten en/of financieel-economische criminaliteit.
Wat doet een KYC Analist?
Een KYC Analist voert onderzoek uit om eventuele integriteitsrisico’s bij een klant op te sporen en te beoordelen. Dit wordt gedaan om het risiconiveau van de klant in te schatten en de integriteit van de financiële instelling én het financiële systeem te beschermen.
Bij dit onderzoek wordt een volledig beeld van de klant opgesteld, inclusief (zakelijke) relaties, activiteiten en transacties. Zowel natuurlijke personen als organisaties krijgen te maken met een KYC onderzoek.
Tijdens het onderzoek wordt, naar aanleiding van het volledige beeld dat van de klant is opgesteld, een risicobeoordeling gemaakt. Het doel hiervan is het opsporen en voorkomen van bijvoorbeeld witwassen, fraude of de financiering van terrorisme.
Om een goede KYC analyse op te stellen, voert een analist verschillende werkzaamheden uit. De onderstaande activiteiten zijn de belangrijkste werkzaamheden voor een KYC Analist:
- Opstellen van een uitgebreid klantbeeld
- Uitvoeren van een transactieanalyse
- Contact opnemen met de klant (voor aanvullende informatie en/of documentatie)
- Uitvoeren van de risicobeoordeling
- Trainingen volgen & op de hoogte blijven van de laatste ontwikkelingen
Klantbeeld opstellen
Het opstellen van een klantbeeld betreft het verzamelen (identificeren) van verschillende vormen van klantgegevens. Deze gegevens worden vervolgens door een KYC Analist geverifieerd aan de hand van (officiële) documentatie. Zo kan worden beoordeeld of de verzamelde informatie een mogelijk risico omvat.
Afhankelijk van het soort klant, kan het verschillen welke factoren een mogelijk risico vormen. Dit maakt dat er bij organisaties bijvoorbeeld andere informatie benodigd is dan bij natuurlijke personen.
Bij een onderzoek naar een organisatie wordt informatie over de bestuurders, bedrijfsactiviteiten, organisatiestructuur, UBO’s en eventuele aanwezigheid van PEP’s vergaard. Daarnaast worden ook vaak (sanctie-)screenings op alle betrokken partijen uitgevoerd.
Tijdens een onderzoek naar een natuurlijke persoon wordt de identiteit van de klant geverifieerd. Daarnaast kan eventueel ook naar het persoonlijke vermogen en de herkomst van inkomen gekeken worden.
Transacties analyseren
Wanneer het volledige klantbeeld is vastgelegd, maakt een KYC Analist een inschatting van de ‘normale’ gedragingen van de klant. Hierbij kun je denken aan normale volumes van uitgave, of er transacties met het buitenland verwacht worden en welke bestemming transacties zullen hebben.
Met dit beeld in het achterhoofd wordt vervolgens naar transacties op de rekening binnen de onderzoeksperiode gekeken. Zo kan getoetst worden of deze transacties in lijn zijn met ‘normaal’ gedrag voor de klant óf dat er eventueel sprake is van verdachte transacties.
Wanneer een transactie afwijkt van het normale beeld van de klant, moet de transactie verder onderzocht worden. Soms is een transactie met extra onderzoek verklaarbaar, maar soms moet er contact over worden opgenomen met de klant.
Klantcontact opnemen
Het kan voorkomen dat er, naar aanleiding van het initiële onderzoek naar het klantbeeld en de transacties, nog sprake is van ontbrekende informatie. Dit kan gaan om documentatie, informatie en/of verklaringen omtrent een transactie.
In dit geval neemt een KYC Analist telefonisch of per e-mail contact op met de klant om de ontbrekende informatie aan te vullen. Hierbij is het belangrijk dat vóór aanvang van het klantcontact helder is welke informatie en/of documentatie nog van de klant vereist is.
Wanneer de klant de benodigde informatie en/of documentatie heeft aangeleverd, kan de analist van start gaan met de risicobeoordeling.
Risicobeoordelingen maken
Aan de hand van de in kaart gebrachte risico’s, risico-beperkende factoren en aanvullende documentatie, wordt uiteindelijk de daadwerkelijke risicoanalyse uitgevoerd. Vanuit deze analyse kent een KYC Analist de klant een risicoclassificatie toe.
Er zijn vier mogelijke risicoclassificaties toe te kennen aan een klant: laag, midden, hoog of onacceptabel. Wanneer een herbeoordeling van de risicoclassificatie van de klant plaatsvindt, is afhankelijk van de classificatie:
- Een klant met een laag risico moet binnen 5 jaar opnieuw beoordeeld worden.
- Een klant met een midden risico moet binnen 3 jaar opnieuw beoordeeld worden.
- Een klant met een hoog risico moet ieder jaar opnieuw beoordeeld worden.
- Wanneer er sprake is van een onacceptabel risico, moet er afscheid van de klant genomen worden en zal het offboarding proces in gang gezet worden (of wordt de klant niet geaccepteerd).
Het opstellen van een goed onderbouwd dossier en een goed doordachte risicoanalyse kan de analist die het dossier bij de volgende review oppakt aanzienlijk helpen.
Vakinhoudelijk ontwikkelen
De wetgeving rondom KYC en de tactieken van criminelen veranderen voortdurend en dat maakt het KYC vakgebied erg dynamisch. Naast het uitvoeren van de hierboven omschreven werkzaamheden, krijgen analisten daarom voortdurend trainingen aangeboden.
Door het veelvoudig volgen van trainingen, blijven analisten op de hoogte van de laatste ontwikkelingen op het gebied van compliance, wetgeving en specifieke risico’s. De ontwikkeling van een KYC Analist stopt dus nooit!
Hoe word je KYC Analist?
Er is (nog) geen concrete opleiding tot KYC Analist. Wel is er vaak minimaal een HBO-diploma vereist. Veelvoorkomende opleidingen onder analisten zijn criminologie, rechten en economie. Dit is echter geen harde vereiste.
Zolang jij een goed analytisch vermogen hebt, altijd het onderste van de steen boven wilt halen en graag wilt bijdragen aan een veilige en integere financiële wereld, kun jij een zeer geschikte analist zijn.
Om KYC Analist te worden is het wel handig om te beschikken over een Wwft-diploma. Een goede analist moet namelijk volledig op de hoogte zijn over deze wet- en regelgeving. Uiteraard helpen wij jou graag bij het behalen van dit diploma, mocht je deze nog niet hebben.
Eigenschappen en vaardigheden van een KYC Analist
Een KYC Analist moet beschikken over verschillende eigenschappen en vaardigheden. Allereerst moet je als analist zeer nauwkeurig en oplettend zijn. Een belangrijk onderdeel van het werk is het herkennen van afwijkende patronen en ongebruikelijkheden, wat betekent dat aandacht voor detail essentieel is.
Daarnaast vereist de functie, zoals hierboven al vermeld, een sterk analytisch vermogen. Het is belangrijk om snel informatie uit verschillende bronnen te kunnen combineren en hieruit conclusies te trekken. Ook is het belangrijk om deze conclusies goed te onderbouwen.
Ethiek en integriteit zijn eveneens onmisbaar binnen de functie. Gezien de gevoelige aard van de informatie waarmee een analist werkt, moet er te allen tijde integer en discreet omgegaan worden met deze gegevens.
Tot slot zijn goede communicatieve vaardigheden ook erg belangrijk. Een KYC Analist moet zijn of haar bevindingen duidelijk en overtuigend kunnen communiceren aan collega’s en externe belanghebbenden. Daarnaast is klantcontact een belangrijk onderdeel van het werk.
KYC analisten & specialisten bij Etage 0
Etage 0 is een detacheringsbureau gespecialiseerd in KYC. Onze professionals werken op (tijdelijke) opdrachtbasis bij gerenommeerde opdrachtgevers zoals ABN Amro, ING, Bank Mendes Gans, Robeco en meer. Bekijk onze KYC vacatures of neem contact op om de mogelijkheden voor jouw organisatie te bespreken.
